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Levantamiento de la información
Dónde vive hoy cada dato, quién lo escribe, cuántas veces se escribe el mismo dato y en qué momento del mes. Se cuantifica en horas: es la cifra con que después se evalúa si el proyecto se pagó.
Por eso esta capa va al final. Cuando el proceso ya está definido y medido, el sistema lo multiplica: un CRM para que ningún cliente se pierda entre correos y cuadernos, planillas de control construidas sobre sus propios datos, y automatización de lo que hoy se escribe dos y tres veces.
Es la última capa y no por importancia: automatizar un proceso que todavía no está definido lo desordena más rápido y en más lugares. Primero se define, después se automatiza.
Entre seis y doce preguntas, según sus respuestas. No se le pide ningún dato para ver el resultado.
Este cuestionario es un primer paso para ver si su negocio está en condiciones de automatizar. El objetivo es identificar dónde vive hoy su información, cuánto trabajo manual se repite todos los meses y qué conviene ordenar antes de comprar cualquier sistema.
Responda pensando en cómo funciona realmente su empresa hoy. No hay respuestas correctas o incorrectas; lo importante es obtener una visión honesta que permita identificar oportunidades de mejora.
Un cuestionario detecta dónde se repite el trabajo. No puede decirle cuántas horas al mes le está costando, ni qué conviene automatizar primero para que ese número baje — y esas son las dos preguntas que importan.
Eso se conversa. La evaluación inicial son treinta minutos, sin costo y confidencial, para entender su caso concreto y definir juntos qué tiene sentido hacer.
Agendar la evaluación inicial Consultar por WhatsAppEs el error más caro de esta capa. Cuando se instala un sistema sobre una operación indefinida, cada persona lo usa a su manera, los datos salen inconsistentes y a los seis meses el equipo vuelve a sus planillas. El sistema no falló: nunca hubo un proceso que sostener.
Un proceso manual desordenado produce errores a la velocidad de una persona. El mismo proceso automatizado los produce a la velocidad de la máquina, en todos los registros a la vez y sin que nadie lo note hasta que el daño es grande.
Ningún programa determina qué margen debe dejar una línea ni qué se espera de cada rol. Eso se decide en las capas anteriores. El sistema solo hace que la decisión se aplique sola, todos los días, sin depender de que alguien se acuerde.
Cuando el proceso está definido y medido, automatizarlo devuelve horas todos los meses y elimina la fuente de error más común, que es el mismo dato escrito dos veces en dos lugares distintos.
Por eso esta página no le va a ofrecer un sistema antes de haber medido. Si en la evaluación inicial aparece que el proceso todavía no está definido, lo que corresponde es partir por procesos, y lo vamos a decir aunque el proyecto de sistemas sea el que usted vino a buscar.
Trabajamos con herramientas que su equipo ya sabe usar o puede aprender rápido, y que la empresa puede mantener sin depender de nosotros ni de una licencia cara.
Un registro único de clientes, oportunidades y compromisos, construido sobre su propio proceso de venta y no sobre el de un manual. Quién está a cargo de cada cliente, en qué etapa está cada negocio y qué se comprometió con cada uno.
Sirve para lo que casi nunca se mide: de dónde vienen realmente sus clientes, cuánto se demora una venta en cerrar y cuántas oportunidades se pierden por falta de seguimiento y no por precio.
Queda instalado: el CRM operando, con los clientes cargados y el equipo usándolo.Los instrumentos de medición de la capa anterior, construidos para que se actualicen con los datos que la empresa ya genera. Costos, márgenes por línea, punto de equilibrio, indicadores de operación.
Se construyen para que los mantenga su equipo. Un tablero que solo el consultor sabe actualizar deja de actualizarse el mes en que el consultor se va.
Queda instalado: el tablero y quién de su equipo sabe mantenerlo.El trabajo administrativo que hoy se hace a mano y se repite: pasar datos de un lugar a otro, emitir los mismos documentos, calcular lo mismo cada mes, avisar lo mismo a las mismas personas.
Se identifica cuánto tiempo consume hoy cada tarea repetitiva antes de automatizarla, para saber si el trabajo de automatizarla se paga.
Queda instalado: la tarea corriendo sola, con su responsable de excepción.El problema de fondo casi nunca es la falta de datos: es que existen tres versiones del mismo dato en tres archivos distintos y nadie sabe cuál es la buena.
Se define qué registro manda para cada cosa, se consolida lo disperso y se elimina la duplicación en el origen, no con una revisión mensual.
Queda instalado: qué archivo o sistema manda para cada dato, y por qué.El proyecto parte midiendo cuánto cuesta hoy el desorden en horas. Si ese número no justifica el trabajo, se lo vamos a decir antes de empezar.
Dónde vive hoy cada dato, quién lo escribe, cuántas veces se escribe el mismo dato y en qué momento del mes. Se cuantifica en horas: es la cifra con que después se evalúa si el proyecto se pagó.
Qué se registra, quién registra, qué manda sobre qué. Se diseña sobre el proceso ya definido, y si aparece que el proceso no está definido, ese es el hallazgo y el proyecto se detiene ahí para corregirlo primero.
Se construye el CRM, la planilla o la automatización, se carga la información existente y se pone a funcionar en paralelo con lo anterior hasta comprobar que entrega lo mismo.
Se capacita a quienes lo van a usar y a quien lo va a mantener. El entregable no es el archivo: es que la empresa pueda seguir sin nosotros.
Es un proyecto de transformación, no un producto de estante. Las horas dependen de cuántos procesos se automatizan, de cuánta información hay que traer desde donde está hoy y de en qué estado está esa información.
Poner una cifra antes de ver los datos sería adivinar, y adivinar hacia arriba para no equivocarse. Por eso el valor se cotiza después de mirar. Estas son las variables que lo mueven.
La evaluación inicial son treinta minutos, sin costo. Revisamos qué hay que hacer y usted recibe por escrito el alcance y el valor cerrado, antes de comprometerse a nada.
Solicitar una cotizaciónUna vez acordado, el valor se mantiene mientras el alcance se mantenga. Si aparece trabajo no previsto, se conversa y se autoriza antes de ejecutarlo.
No como línea propia. Lo que hacemos es diseñar e implantar los instrumentos de gestión sobre herramientas existentes que su equipo pueda mantener. Si el caso exige desarrollo de software, lo vamos a decir y no vamos a ser nosotros quienes lo hagan.
Es uno de los casos más frecuentes, y casi siempre el diagnóstico es el mismo: el sistema se implantó sobre un proceso que no estaba definido. Se revisa si el sistema actual sirve una vez ordenado el proceso, porque cambiarlo suele ser la salida más cara y no siempre la que corrige.
Las que su equipo pueda sostener. La elección se hace en el diseño, no antes: depende de qué usa hoy, de cuántas personas van a registrar y de si necesita trabajar fuera de la oficina.
Puede, y en la evaluación inicial vamos a revisar si conviene. Si el proceso está claro y lo que falta es solo la herramienta, se trabaja directo. Si no lo está, automatizarlo va a multiplicar el problema y se lo vamos a decir.
Después el ciclo vuelve a empezar, pero más arriba: con la información en un solo lugar y actualizándose sola, medir cuesta mucho menos y se puede hacer todos los meses. Eso es control de gestión funcionando de verdad.
La evaluación inicial son treinta minutos, sin costo y confidencial. Revisamos qué información tiene, dónde está repetida y cuántas horas al mes le está costando. Si el número no justifica el proyecto, se lo vamos a decir.